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Studio GBTA/HRS: le verifiche sulle tariffe negoziate sono rare tra le aziende

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In collaborazione con HRS, GBTA Foundation, la unit della Global Business Travel Association che si occupa di istruzione e ricerca, ha condotto un sondaggio tra i travel manager in tutto il mondo per verificare l’esistenza di incoerenze in merito alle tariffe alberghiere caricate. Il sondaggio, presentato al Corporate Travel Forum di HRS, evento di riferimento del business travel in tutto il mondo, si concentra sulla precisione delle tariffe alberghiere e sulla frequenza con cui i travel manager effettuano verifiche sulle tariffe.

Le verifiche costanti sulle tariffe sono rare tra le aziende

  • Il 2% esegue una verifica sulle tariffe settimanalmente, il 7% mensilmente.
  • La parte restante delle imprese effettua controlli solo ogni paio di mesi (22%), una volta all’anno (31%) o ogni volta che la tariffa viene caricata (33%).

Il sondaggio mostra che i travel manager hanno approcci molto diversi nei confronti delle verifiche sulle tariffe. Circa la metà (il 48%) effettua manualmente verifiche interne sulle tariffe. Il 40% si affida alle segnalazioni di tariffe errate dei suoi viaggiatori. Altri si appoggiano ai report di terzi, come le Travel Management Company (TMC, 30%) o l’hotel supplier (19%).

Un’ulteriore analisi sui dati condotta da HRS mostra che i programmi di viaggio aziendali spesso non offrono ciò che hanno negoziato nell’hotel procurement. Un quarto delle oltre 23.000 tariffe analizzate durante lo studio erano errate o non inserivano correttamente i dettagli sui servizi ancillari. Per di più, l’11% delle tariffe analizzate era superiore rispetto alla cifra originariamente negoziata tra l’azienda e l’hotel specifico.

Le tariffe errate indipendentemente dalla causa aumentano i costi e le inefficienze

Nell’hotel sourcing, la fase di request-for-proposal (RFP) e le negoziazioni contrattuali sono seguite dal caricamento dei dati nei sistemi di distribuzione GDS) e nei sistemi di prenotazione usati dai viaggiatori e dagli agenti di viaggio. A causa della mancanza di standard (come ad esempio le varie categorie di camere), dei sistemi diversi e dell’errore umano, possono verificarsi discrepanze tra i valori concordati e i dati che vengono inseriti nello strumento di prenotazione dell’azienda. In media, le tariffe errate sono risultate il 14% più alte di quanto concordato. Il 16% delle prenotazioni analizzate mostrava la mancata inclusione della colazione o riportavano l’inserimento della colazione a un costo più alto rispetto a quanto negoziato.

Il nuovo Rate Protector di HRS individua gli errori nelle tariffe alberghiere e avvia la correzione

HRS offre il Rate Protector, un nuovo servizio che verifica automaticamente le tariffe e i servizi, aiutando sia i programmi di viaggio sia gli hotel a evitare costi inutili. Qualora il controllo rivelasse una discrepanza tra le tariffe caricate e i parametri negoziati, viene avviato un processo correttivo e all’hotel viene comunicato di verificare la tariffa. Il booker non visualizza le tariffe errate.

Rate Protector è offerto in esclusiva clienti che si avvalgono di Intelligent Sourcing di HRS.

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