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Nei Travel Program aziendali sono presenti le tariffe negoziate?

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L’86% dei Travel Manager esegue audit delle informazioni contrattuali negoziate con gli hotel, tra cui tariffe, servizi e altre caratteristiche concordate al fine di verificarne l’accuratezza. Tuttavia, solo una minoranza effettua questi controlli di frequente: il 6% lo fa mensilmente e solo il 4% settimanalmente.

E’ quanto emerge da uno studio (scaricabile da https://corporate.hrs.com/it/rate-protector) effettuato a livello mondiale da GBTA Foundation, divisione della Global Business Travel Association addetta alla formazione, in collaborazione con HRS Global Hotel Solutions, al fine di comprendere se, e come, i Travel Manager eseguono audit delle tariffe degli hotel per verificare l’esistenza di incoerenze in merito alle tariffe alberghiere caricate.

Tra coloro che non eseguono audit delle tariffe, il 42% dichiara che il motivo risiede nella mancanza di risorse interne, mentre il 16% afferma di non avere budget sufficiente per esternalizzare questa attività.

Inoltre, il 38% fa affidamento sulla propria TMC per la verifica delle tariffe, il 32% si affida all’hotel e il 18% ritiene che l’esecuzione di tali audit non abbia un impatto significativo sulle tariffe, e pertanto l’attività non risulta prioritaria.

Da un ulteriore analisi si evince che 1 audit su 6 (il 17%) rivela discrepanze tra le informazioni negoziate nell’hotel procurement e quelle che appaiono nel sistema, da cui se ne deduce che i programmi di viaggio che non eseguono controlli potrebbero perdere grandi opportunità di risparmio.

Per quanto riguarda le differenze di prezzo rilevate, le aziende pagano in media un costo del 14% superiore rispetto a quello negoziato. Nell’area LATAM si segnalano le discrepanze più importanti, pari al 18%, mentre le aziende negli Stati Uniti e nell’area APAC pagano mediamente il 14% in più e quelle nell’area EMEA l’11% in più, rispetto a quanto negoziato.

Tra le aziende che invece eseguono con regolarità l’audit, il 52% si serve di risorse interne e controlla le tariffe manualmente, il 38% esternalizza il controllo alla propria TMC, il 15% al proprio hotel solution provider e l’11% ad altri consulenti terzi. Inoltre, il 16% delle aziende fa affidamento sulle segnalazioni degli stessi hotel e il 36% chiede ai viaggiatori di comunicare i casi in cui le tariffe sono errate.

Prendendo in considerazione i potenziali risparmi sui costi realizzati grazie all’accurata verifica delle tariffe, fare affidamento esclusivamente sulla segnalazione da parte dei viaggiatori e hotel potrebbe non essere il modo più efficace di gestire la situazione.

“I risultati della ricerca indicano che occorre prestare maggiore attenzione alle tariffe”, spiega Tobias Ragge, CEO di HRS. “I Travel Manager si impegnano molto per negoziare tariffe alberghiere convenienti e servizi utili per i viaggiatori, due elementi essenziali per un programma di viaggi aziendali di successo, ma tutti questi sforzi risultano vani se una percentuale importante delle tariffe è errata e se i viaggiatori non ottengono ciò che è stato concordato”.

Kate Vasiloff, Research Manager, GBTA Foundation, aggiunge: “Non eseguendo audit a cadenza regolare e facendo affidamento su origini di dati poco affidabili, le aziende spendono molto di più per gli hotel, a causa di errori nel caricamento delle tariffe. L’esecuzione di audit mirati a garantire l’accuratezza è in grado di ottimizzare un programma di viaggio”.

Scarica lo studio da https://corporate.hrs.com/it/rate-protector

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